Structureer, maak jouw data slim

  • Reduceer fouten in datagebruik
  • Vind snel de informatie die je zoekt
  • Leg kennis slim vast voor oneindig hergebruik

Ambitie

De korte termijn ambitie voor datamanagement binnen jouw organisatie is: de in documenten opgeslagen informatie beter vindbaar maken. Dit is een belangrijke en goede stap. De lange termijn ambitie voor datamanagement gaat verder. Binnen jouw organisatie is er draagvlak voor en erkenning van het belang om data anders te organiseren dan nu. Kies je een oplossing die alleen invulling geeft aan de korte termijn ambitie, of een die ook direct het antwoord is voor de lange termijn ambitie? Maak deze keuze heel bewust.

Beperkingen huidige situatie

Informatie staat in documenten en op verschillende plekken en is daardoor niet als één geheel doorzoekbaar. Data is niet altijd even zorgvuldig ingevuld en de betekenis van informatie kan verschillen per systeem, of zelfs binnen een systeem. Je kunt dus lang niet altijd vinden wat je zoekt en vertrouwen op wat je vindt.

Gevolg: er gaat veel tijd verloren in het vinden van de juiste informatie en het herstellen van fouten. Dat is zonde! Je wilt de mensen in jouw organisatie optimaal inzetten vanuit hun expertise en domeinkennis. Het zoeken naar informatie en het herhaaldelijk invoeren van dezelfde gegevens staat dit in de weg.

 

Structureer, maak data slim

 

Gewenste situatie

Met elkaar beheer je binnen een organisatie heel veel informatie. Zorg dat domeinexperts kennis eenmalig vastleggen en dat het geschikt is voor oneindig hergebruik. Dit geeft een enorme boost aan productiviteit en kwaliteit. Je wilt zeker zijn dat het resultaat van een zoekopdracht naar informatie altijd compleet en juist is én snel gaat. Wie, hoe, waar, in welke vorm of applicatie de informatie wilt gebruiken mag niet uitmaken. Pas dan is jouw data slim en levert het grote voordelen op in tijd en efficiency.

 

"We hebben te weinig vakmensen voor het werk dat op ons afkomt, we moeten onze kennis echt anders gaan organiseren"

 

Voor wie?

Je zou kunnen zeggen: voor wie niet? Immers in iedere organisatie is effectief databeheer een grote uitdaging. Natuurlijk moet er wel voldoende urgentie gevoeld worden om hier winst in te willen behalen. Dat kan zijn vanuit het hier en nu (bijvoorbeeld: wij werken met zoveel documenten, daar is bijna niet doorheen te komen) of vanuit de visie op de toekomst (we hebben te weinig vakmensen voor het werk dat op ons afkomt, we moeten onze kennis echt anders gaan organiseren). Ook zal de noodzaak hiertoe steeds meer buiten de organisatie ontstaan (bijvoorbeeld: opdrachtgevers die standaardisatie in data uitwisseling eisen). 

In feite dus voor iedereen die informatie uit documenten en losse bestanden op grote schaal hergebruikt en daar problemen bij ondervindt. En die uitdaging in de toekomst alleen maar groter ziet worden.

"OK, duidelijk, maar hoe dan?"

 

Vertrekpunt bepalen

Dit is natuurlijk helemaal afhankelijk van de huidige situatie. Wordt er gewerkt met heel veel documenten en wil je de relevante informatie daarvan beter vindbaar maken? Wordt er gewerkt met verschillende systemen en communiceren die onvoldoende met elkaar? Wil je af van het onderhouden van data op meerdere plekken? 

Welke specifieke vraagstukken je ook hebt, de basis is het structureren van gegevens (master data). Natuurlijk met als doel effectief hergebruik, binnen of buiten jouw organisatie. Voorwaardelijk is de ambitie van en draagvlak binnen de organisatie om deze stap te willen zetten.


"Als er maar een overtuigende visie is dat goed georganiseerde data een essentiële voorwaarde is om de toekomst succesvol tegemoet te zien."

Laces Suite

 

Laces Suite

De applicaties van de Laces Suite bieden jouw organisatie de tools om aan de slag te gaan. Leg bijvoorbeeld een eigen bibliotheek met master data aan, specificeer eisen of procedures centraal, annoteer gegevens uit documenten en koppel dit aan jouw eigen bibliotheek.

Alles met als doel informatie in samenhang op één plek te onderhouden en foutloos op iedere gewenste plek en wijze te kunnen hergebruiken. Een groot voordeel van de Laces applicaties is dat domeinexperts de specialistische kennis zelf kunnen vastleggen, zonder afbreuk te doen aan de herbruikbaarheid van de data. IT- en dataspecialisten zijn hierdoor beperkt nodig.

Meer weten?

We adviseren graag

Bekijk de applicaties in de Laces Suite of neem contact met ons op.

Producten Kennismaking